Como escolher os melhores fornecedores para eventos? Saiba agora!

10 mar Como escolher os melhores fornecedores para eventos? Saiba agora!

A preparação de um evento corporativo envolve várias etapas. Trata-se de um momento relevante para a empresa, portanto todos os detalhes devem ser planejados com atenção e carinho. Dentro desse cenário, surge a importância de escolher bons fornecedores para eventos.

Afinal, eles serão responsáveis por entregar um serviço seguro e de qualidade, conforme aquilo que foi combinado para atingir as expectativas do produtor. De fato, esses profissionais vão fazer toda a diferença para que tudo seja um sucesso.

Ainda não sabe como selecionar e contratar os melhores profissionais? A Mentor Insurance preparou algumas dicas de como escolher os melhores fornecedores do mercado para a preparação do seu evento. Acompanhe a leitura!

Solicite referências de outros clientes

Feche a negociação com fornecedores que você já tenha alguma referência. O recomendado é pesquisar pelo histórico e reputação das empresas na internet, em sites específicos e redes sociais. Existem sites especializados em avaliar serviços de empesas e páginas voltadas exclusivamente para reclamações de consumidores. É uma ótima maneira de conhecer mais sobre a postura e o desempenho do fornecedor, uma vez que as experiências são relatadas pelos clientes.

Analise as propostas com cautela

A proposta de entrega do produto ou a execução de um serviço envolve algumas variáveis, como o valor cobrado, o prazo de entrega e demais condições estabelecidas durante a negociação.

Após, cabe a você avaliar as condições oferecidas por cada fornecedor e optar por aquela que for mais vantajosa. De qualquer forma, antes de assinar qualquer contrato, preste atenção a todas as cláusulas, a fim de evitar surpresas desagradáveis e sofrer prejuízos no futuro.

Assim, se for uma empresa de seguros, verifique os termos constantes na apólice e analise as coberturas oferecidas. Assim, a empresa contratante fica protegida se porventura ocorrer algum acidente mais grave que enseje a reparação de danos.

Portanto, faça pesquisas e compare qualidade e preços. Jamais feche com o primeiro fornecedor que você fizer contato, a menos que seja recomendado por alguém de sua confiança.

Confira a qualidade dos serviços

Esteja certo da qualidade dos serviços e produtos fornecidos antes de concluir a contratação. Para isso, caso seja uma empresa que oferece serviços de buffet, por exemplo, você pode agendar uma reunião para fazer a prova de alguns petiscos e doces.

Realize o planejamento junto aos fornecedores

Acerte todos os detalhes com os fornecedores, colocando todas as suas exigências e conversando bastante sobre a decoração, o número de convidados que estarão presentes, o cerimonial, uniforme dos funcionários etc. Além disso, deixe tudo previamente programado — data, horário e local de entrega, valor do produto ou serviço, forma de pagamento, quantidade de funcionários contratados, multa em caso de descumprimento das condições firmadas no contrato. Não deixe de tirar todas as dúvidas durante as reuniões de planejamento.

Considere o tipo de evento a ser realizado

O tipo do evento também vai definir a necessidade ou não da contratação de determinados serviços: webinar, palestra, summit, jantar, seminário, debate etc. Caso se trate de um coquetel corporativo, será necessário negociar com uma seguradora para eventos, uma fornecedora do buffet, colaboradores para servir os membros da empresa, o restaurante onde o evento vai acontecer etc. Por sua vez, se for um seminário ou um congresso organizado pela equipe para apresentar novas tendências e propostas inovadoras, será indispensável ter um salão apropriado, por exemplo.

Essas são algumas maneiras que garantem uma boa escolha de fornecedores para eventos, evitando contratações inadequadas que inviabilizam a realização conforme o planejado. Não são raros os casos onde o serviço é mal feito ou sequer chega a ser prestado. Como consequência, a produtora sofre danos em sua imagem e pode perder credibilidade perante os parceiros e o mercado. Portanto, jamais negligencie essa etapa!

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